Uppgjör

Uppgjör er þar sem skráðir tímar verða að reikningi. Tímabók býr til drög um leið og uppgjörstímabil lýkur, þú yfirferð upphæðirnar, samþykkir og sendir skýrsluna til bókarans — allt á einum stað undir Uppgjör í valmyndinni.

Hvernig uppgjör verður til

Hvert uppgjör nær yfir eitt tímabil hjá einum viðskiptavini. Tímabilið ræðst af uppgjörsdegi viðskiptavinarins (sjálfgefið sá 25.), þannig að dæmigert tímabil er 25. eins mánaðar til 24. þess næsta. Innan tímabilsins tekur uppgjörið allar rukkanlegar tímafærslur, verðleggur hverja línu með þeim taxta sem gilti daginn sem vinnan var unnin, og leggur saman.

Það eru tvær leiðir að drögum:

1. Sjálfkrafa. Daginn eftir að tímabil lýkur býr Tímabók sjálf til drög fyrir hvern virkan viðskiptavin sem á rukkanlega tíma. Drögin bíða þín í listanum — þú þarft ekki að gera neitt til að þau verði til.
2. Handvirkt með hnappnum Búa til uppgjör (sjá að neðan), t.d. þegar þú vilt gera upp fyrr eða endurgera tímabil.

Ábending: Sjálfvirku drögin verða aðeins til fyrir tímabil sem enginn hefur snert. Um leið og þú samþykkir eða hendir drögum fyrir tiltekið tímabil lætur sjálfvirknin það tímabil í friði — hún treður aldrei ofan á vinnuna þína.

Uppgjörslistinn

Smelltu á Uppgjör í valmyndinni til að sjá öll uppgjör. Talan við hlið Uppgjör í valmyndinni segir þér hversu mörg drög bíða samþykktar.

Listi yfir uppgjör með dálkunum Viðskiptavinur, Tímabil, Samtals, Staða og Afhending, og hnappnum „Búa til uppgjör" efst til hægri.

Hver lína sýnir:

Stöðumerkin eru fjögur:

• Drög — nýtt uppgjör sem bíður yfirferðar.
• Drög — N án taxta — drög þar sem N línur vantar taxta. Þessi þarf að laga áður en hægt er að samþykkja.
• Samþykkt — uppgjörið er læst og skýrslan afhent (eða á leiðinni).
• Hent — drögum var hent; tímabilið er laust til að gera upp aftur.

Ef engin uppgjör eru til stendur einfaldlega Engin uppgjör enn.

Búa til uppgjör

Smelltu á Búa til uppgjör efst til hægri. Þá opnast lítill gluggi:

Glugginn „Búa til uppgjör" með fellilista fyrir viðskiptavin og dagsetningarreit fyrir dag innan tímabils.

1. Veldu viðskiptavin úr fellilistanum Viðskiptavinur (hann byrjar á — veldu —).
2. Í reitnum Dagur innan tímabils (autt = síðasta lokaða tímabil) velurðu hvaða dag sem er innan þess tímabils sem þú vilt gera upp. Tímabók reiknar sjálf út byrjun og enda tímabilsins út frá uppgjörsdegi viðskiptavinarins. Skildu reitinn eftir auðan til að gera upp síðasta tímabil sem er lokið.
3. Smelltu á Búa til. Þú ferð beint inn á nýju drögin.

Ábending: Þú þarft ekki að slá inn nákvæmlega fyrsta dag tímabilsins — hvaða dagur sem fellur innan tímabilsins dugar. Vilji viðskiptavinurinn t.d. gera upp júní og uppgjörsdagurinn er 25., þá gefur þú einhvern dag milli 25.06. og 24.07.

Ef eitthvað er ekki í lagi færðu skýr skilaboð:

• Veldu viðskiptavin — enginn viðskiptavinur valinn.
• Ógildur dagur — dagsetningin var ekki lesin rétt.
• „draft … already exists — discard it first" — það eru þegar lifandi drög fyrir þetta tímabil. Opnaðu þau og hentu þeim (eða endurreiknaðu) í stað þess að búa til önnur.
• „no billable entries in period" — engar rukkanlegar tímafærslur á tímabilinu, svo ekkert er til að gera upp.

Ábending: Sé tímabilið þegar með samþykkt uppgjör en nýjar tímafærslur hafi bæst við eftir á, þá býr Tímabók til viðbótaruppgjör sem tekur aðeins þær færslur sem ekki voru læstar áður. Þannig tapast engin vinna þótt hún berist seint — samþykkta uppgjörið stendur óhaggað.

Uppgjörsskýrslan

Þegar þú opnar uppgjör sérðu skýrsluna eins og bókarinn mun sjá hana: efst nafn viðskiptavinarins, tímabilið, stöðumerkið og hnappurinn Sækja CSV. Ef uppgjörið hefur verið samþykkt stendur líka hver samþykkti það og hvenær það var síðast sent.

Uppgjörsskýrsla með einni línu á tímafærslu, dálkunum Dags., Starfsmaður, Verkefni, Vinna, Skýring, Tímar, Rukkað, Taxti og Upphæð, og samtölunum Samtals án VSK, VSK og Samtals neðst.

Línur sem starfsmaður merkti sem yfirvinnu bera lítið Yfirvinna-merki við vinnutegundina og eru verðlagðar með yfirvinnuálagi fyrirtækisins (eða sérstökum yfirvinnutaxta ef hann er settur). Sjá Stillingar fyrirtækis og Taxta.

Sækja uppgjörið

Tvö skjöl fylgja hverju uppgjöri:

• Sækja CSV — línurnar sem tafla með föstum dálkaheitum (date, employee, project, task, work_type, note, reference, minutes, minutes_billed, rate, amount, currency) — sama skjal óháð tungumáli, tilbúið í innflutning eða Excel.
• Sækja JSON — staðlaða uppgjörsskjalið timabok.settlement.v1: línur, VSK-sundurliðun, samtölur, tímabil og kennitala viðskiptavinarins (skráð á viðskiptavininn). Skjalið dugar eitt og sér til að endurgera reikninginn í bókhaldskerfi — og verður grunnur beintenginga við Payday, dk og fleiri.

Bæði skjölin byggja á frystu afriti uppgjörsins: sama uppgjör skilar alltaf nákvæmlega sama skjali, sama hvenær það er sótt. Drög með óverðlögðum línum er ekki hægt að sækja sem JSON — skjal sem vantelur reikning er verra en ekkert skjal.

Hver lína er ein tímafærsla:

Neðst leggur skýrslan saman í þrjár línur: Samtals án VSK, VSK (með prósentunni, t.d. VSK (24,0%)) og Samtals með VSK.

Ábending: Munurinn á Tímar og Rukkað er ekki villa. Tímar er það sem starfsmaðurinn skráði upp á mínútu; Rukkað er það sem viðskiptavinurinn borgar fyrir eftir að námundun og lágmarksrukkun viðskiptavinarins hafa verið beittar.

Þegar línu vantar taxta

Finni Tímabók engan gildan taxta fyrir línu birtist enginn taxti í stað upphæðar, og efst stendur t.d. „3 færslur hafa engan taxta — settu taxta á viðskiptavininn og búðu uppgjörið til aftur. Ekki er hægt að samþykkja fyrr en allar línur hafa verð."

Til að laga þetta:

1. Farðu í Taxta og skráðu taxta sem nær yfir vinnuna (mundu að taxtinn þarf að gilda á þeim degi sem vinnan var unnin).
2. Komdu til baka í uppgjörið og smelltu á Endurreikna.
3. Nú fá allar línur verð og hnappurinn Samþykkja og senda birtist.

Aðgerðir eftir stöðu

Hnapparnir efst á uppgjörinu ráðast af stöðu þess.

Drög:

• Endurreikna — hendir núverandi drögum og býr þau til upp á nýtt með gildandi töxtum og tímafærslum. Notaðu þetta eftir að þú lagar taxta eða breytir tímafærslu. Drög eru einnota, svo ekkert glatast.
• Henda drögum — fjarlægir drögin. Tímabilið verður aftur laust. Þú færð staðfestinguna Drögum hent.
• Samþykkja og senda — birtist aðeins þegar allar línur hafa verð (engin „án taxta").

Samþykkt:

• Senda aftur — sendir skýrsluna aftur til viðtakandans, t.d. ef fyrsta sending mistókst eða bókarinn bað um afrit. Þú færð staðfestinguna Skýrslan verður send aftur.

Hent:

• Búa til aftur — býr uppgjörið til á nýjan leik fyrir sama tímabil.

Samþykkja og senda

Þegar allar línur hafa verð og þú ert sátt/ur við upphæðirnar smellirðu á Samþykkja og senda. Þá opnast staðfestingargluggi:

Glugginn „Samþykkja uppgjör?" sýnir viðskiptavin, tímabil og heildarupphæð, með hnöppunum „Hætta við" og „Samþykkja og senda".

Glugginn Samþykkja uppgjör? sýnir viðskiptavin, tímabil og heildarupphæð, og minnir þig á: „Færslurnar læsast og skýrslan verður send til viðtakandans, sé sjálfvirkni virk. Þetta verður ekki aftur tekið."

Smelltu á Samþykkja og senda til að staðfesta (eða Hætta við til að hætta). Þú færð staðfestinguna Uppgjör samþykkt — skýrslan er á leiðinni.

Aðvörun: Samþykkt læsir öllum tímafærslum í uppgjörinu. Eftir það er ekki hægt að leiðrétta þá tíma — leiðréttingarskipanir hafna læstum færslum. Yfirferðu því vandlega áður en þú samþykkir. Ef þú finnur villu eftir á er rétta leiðin viðbótaruppgjör (nýtt uppgjör fyrir sama tímabil), ekki að reyna að opna það samþykkta.

Sækja CSV

Hnappurinn Sækja CSV efst á uppgjörinu hleður niður öllum línunum sem CSV-skrá — tilvalið til að opna í töflureikni eða flytja inn í bókhaldskerfi. Skráin heitir eftir viðskiptavini og tímabili (t.d. uppgjor-Fyrirtaekid-2026-06-25_2026-07-24.csv) og inniheldur fleiri dálka en skjámyndin, m.a. undirverk, tilvísun og nákvæmar mínútur. Dálkaheitin fylgja tungumáli þínu.

Þú getur sótt CSV í hvaða stöðu sem er — drög, samþykkt eða hent.

Afhending og viðtakandi

Þegar þú samþykkir uppgjör sendir Tímabók skýrsluna sjálfkrafa til viðtakandans: sjálfgefið á bókarann sem þú hefur stillt undir Sjálfvirkni, en hafi viðskiptavinurinn eigin viðtakanda undir Uppgjörssending fer uppgjörið hans þangað í staðinn. Viðtakandinn fær tölvupóst með uppgjörinu í þeirri framsetningu sem viðskiptavinurinn er stilltur á — sundurliðað, hópað eða ein lína — og hlekk á uppgjörssíðu sem opnast án innskráningar og má prenta eða vista sem PDF. Sé framsetningin dregin saman sýnir uppgjörssíðan hlekkinn Sjá sundurliðun aðeins ef þú leyfðir það á viðskiptavininum.

Dálkurinn Afhending í listanum og línan efst á uppgjörinu segja þér hvernig síðasta sending fór — þar stendur alltaf netfangið sem raunverulega tók við skýrslunni. Mistakist sending birtist villan með rauðu; þá geturðu lagfært stillingarnar og smellt á Senda aftur.

Á samþykktu uppgjöri birtist líka Hlekkur viðtakanda: reitur með slóð uppgjörssíðunnar sem þú getur afritað (smelltu í reitinn til að velja hana alla) og hnappurinn Eins og viðtakandinn sér, sem opnar síðuna í nýjum flipa nákvæmlega eins og hún birtist viðtakandanum. Hver sem hefur hlekkinn getur opnað uppgjörið — deildu honum aðeins með réttum viðtakanda.

Ábending: Hafirðu engan viðtakanda stillt (eða sé sjálfvirknin slökkt) þá læsir samþykkt uppgjörinu eins og venjulega en engin skýrsla er send. Þú getur alltaf sótt CSV handvirkt eða kveikt á sjálfvirkni síðar og notað Senda aftur.

Sjá einnig: Viðskiptavinir (uppgjörsdagur, námundun og VSK), Taxtar (verðlagning lína) og Sjálfvirkni (viðtakandi skýrslunnar).