Verkefni og verkþættir

Öll vinna í Tímabók er skráð á verkefni, og hvert verkefni lifir undir viðskiptavini. Á síðu viðskiptavinarins stýrir þú verkefnunum hans — stofnar ný, lokar þeim sem eru búin, opnar þau aftur ef þarf, og brýtur þau niður í verkþætti þegar þú vilt sjá tímana sundurliðaða.

Hvar verkefni búa

Röðin er alltaf sú sama: Viðskiptavinur → Verkefni → Tímafærsla. Þú getur ekki skráð tíma beint á viðskiptavin — tími fer alltaf á verkefni, og verkefnið hangir á viðskiptavininum sem ber gjaldmiðilinn, uppgjörsdaginn og VSK.

Opnaðu viðskiptavin (Viðskiptavinir í valmyndinni, smelltu svo á nafnið) og skrunaðu niður að hlutanum Verkefni. Þar sérðu öll verkefni viðskiptavinarins í einni töflu.

Verkefni-hlutinn á síðu viðskiptavinarins: hvert verkefni með nafni, lýsingu, stöðu og aðgerðahnöppum.

Taflan hefur þessa dálka:

Ef viðskiptavinurinn er alveg nýr sérðu textann „Engin verkefni — tímar eru skráðir á verkefni.“ Það er vísbending: stofnaðu fyrsta verkefnið áður en nokkur getur byrjað að stimpla inn á þennan viðskiptavin.

Ábending: Fjöldi verkefna sést líka í dálknum Verkefni á viðskiptavinalistanum, svo þú getur séð hverjir eru með virka vinnu í gangi án þess að opna hvern og einn.

Stofna nýtt verkefni

1. Smelltu á Nýtt verkefni efst í Verkefni-hlutanum.
2. Í glugganum Nýtt verkefni — {viðskiptavinur} slærðu heitið í reitinn Nafn verkefnis (t.d. „Vefverslun“).
3. Bættu við stuttri lýsingu í Lýsing (valfrjálst) ef þú vilt — hún er valkvæð og má sleppa.
4. Smelltu á Stofna verkefni. Vilji ástæðuna þá lokarðu án þess að vista með Hætta við.

Nýtt verkefni: heitið er það eina sem þarf, lýsingin er valfrjáls.

Nýja verkefnið birtist strax í töflunni með stöðuna Opið og er tilbúið til að taka við tímum. Heitið má vera allt að 200 stafir og lýsingin allt að 2000.

Ábending: Þú getur breytt heiti og lýsingu síðar — en þú getur það aðeins á meðan verkefnið er Opið. Lokað verkefni er fryst.

Opna og loka verkefnum

Verkefni lifir á meðan vinnan stendur yfir. Þegar verkinu er lokið lokarðu verkefninu í stað þess að eyða því — sagan geymist óskert, en verkefnið hættir að taka við nýjum tímum.

• Til að loka: smelltu á Loka í línu verkefnisins. Stöðumerkið verður Lokað.
• Til að opna aftur: smelltu á Opna aftur. Verkefnið verður Opið á ný.

Hvað gerist þegar verkefni er lokað:

Ábending: Að loka verkefni snýst um að hreinsa til í valmyndum, ekki um að fela peninga. Tímar sem þegar eru skráðir á lokað verkefni fara áfram í næsta uppgjör eins og venjulega.

Eitt kemur í veg fyrir lokun: klukka í gangi. Ef einhver er með lifandi klukku á verkefninu birtist skilaboðið „Ekki hægt — klukka er í gangi á verkefninu. Stöðva hana fyrst.“ Láttu viðkomandi stöðva klukkuna og reyndu aftur. Sama gildir um viðskiptavininn í heild: þú getur ekki sett hann í geymslu á meðan klukka er í gangi á einhverju verkefni hans.

Verkþættir — að sundurliða tíma

Verkþættir eru valkvætt lag undir verkefninu. Þeir eru eingöngu til skipulags: tímar leggjast saman eftir verkþáttum svo þú sjáir hvert vinnan fór, en verðlagningin situr áfram á töxtum og vinnutegundum. Þannig rekur hver reikningslína sig alltaf til taxtareglu — aldrei til verkþáttar. Verkefni án verkþátta virka nákvæmlega eins og áður.

Til að opna verkþætti verkefnis smelltu á Verkþættir í línu þess.

Verkþættir verkefnis: listinn efst, nýr verkþáttur bætist við neðst.

Ef engir verkþættir eru til sérðu „Engir verkþættir — tímar skráðir beint á verkefnið. Verkþættir eru valkvæðir og sundurliða tíma innan verkefnisins.“ Það er í fullkomnu lagi — verkþættir eru viðbót, ekki skylda.

Til að bæta við verkþætti:

1. Sláðu heitið í reitinn Nýr verkþáttur (t.d. „Hönnun“). Hámark er 120 stafir.
2. Smelltu á Bæta við. Verkþátturinn birtist strax í listanum og reiturinn tæmist fyrir þann næsta.
3. Endurtaktu fyrir fleiri verkþætti, og smelltu á Loka glugga þegar þú ert búin(n).

Til að taka verkþátt úr notkun smelltu á Loka við hann. Þá fær hann merkið lokað og hverfur úr valmyndum þegar tími er skráður — en tímar sem þegar vísa á hann halda honum óbreyttum.

Ábending: Þú getur aðeins bætt verkþáttum við opið verkefni. Reynirðu það á lokuðu verkefni birtist „Verkefnið er lokað“ — opnaðu verkefnið fyrst með Opna aftur.

Að skrá tíma á verkþátt

Þegar starfsfólk skráir tíma á verkefni sem hefur verkþætti birtist valmyndin Verkþáttur í tímaskráningunni („— verkþáttur —“ þýðir „enginn valinn“). Val á verkþætti er valfrjálst hverju sinni, en ef hann er valinn skiptist vinnan eftir honum.

Sundurliðunin skilar sér svo áfram: í tímaskýrslum sérðu Skipting eftir verkþáttum, þar sem tímunum er raðað niður á verkþættina svo þú — og viðskiptavinurinn — sjáið nákvæmlega hvert tíminn fór.

Nánar um sjálfa tímaskráninguna er á síðunni Tímaskráning.

Ytri tilvísanir (t.d. Jira)

Hver einstök tímafærsla getur borið ytri tilvísun — til dæmis Jira-miða — svo vinnan tengist beint verkbeiðninni í öðru kerfi. Tilvísunin situr á færslunni sjálfri, ekki á verkefninu, svo hver færsla getur haft sinn eigin miða.

Þegar tími er skráður: veldu verkþátt og skráðu ytri tilvísun eins og „PROJ-123“.

Í tímaskráningunni finnurðu reitinn Tilvísun (t.d. Jira) með dæminu „PROJ-123“. Sláðu inn miðanúmerið; það má vera allt að 120 stafir. Til að hreinsa tilvísun tæmirðu einfaldlega reitinn. Tilvísunin fylgir svo færslunni í yfirlitum og uppgjörum.

Verkefni og taxtar

Verkefni er líka eitt af gildissviðunum sem taxti getur miðast við. Þegar þú setur taxta á viðskiptavin (Setja taxta) geturðu valið tiltekið verkefni í reitnum Verkefni — eða Öll verkefni til að láta taxtann gilda þvert á þau öll. Nákvæmasta gildissviðið vinnur alltaf, svo verkefnistaxti slær út grunntaxtann þegar unnið er á því verkefni.

Meira um lagskipta taxta er á síðunni Taxtar, og um viðskiptavininn sjálfan á Viðskiptavinir.